Benutzerdefinierte Felder für Anwender erstellen

Mit benutzerdefinierten Feldern für Anwender können Informationen im Workflow oder einer Metadatei verwendet werden. Für jedes benutzerdefinierte Feld wird eine gleichnamige Variable erstellt, siehe auch Variablen. Variablennamen müssen eindeutig sein (dürfen sich auch nicht mit Variablennamen anderer Bereiche überschneiden).

Die Inhalte benutzerdefinierter Felder können importiert werden, siehe Anwenderimport.

So legen Sie benutzerdefinierte Felder an und verwenden sie:

Um die Webadministration zu öffnen, geben Sie im Webbrowser http://<Hostname>/webadmin ein (wobei Hostname dem Server entspricht, auf dem das IQ4docs WebAdmin installiert wurde). In einer Mandantenumgebung geben Sie die URL ein, die Sie vom Mandantenverwalter erhalten haben (z.B. http://server/webadmin/#/cf992178-4bd6-431c-b815-b9d734d0ded3). Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich mit einem Anwender mit Administratorrechten (Login und Passwort) oder dem IQ4docs Systemadministrator (standardmäßig administrator mit Passwort admin) an.

Klicken Sie in der Webadministration im Menü auf Anwender > Benutzerdefinierte Felder.

Klicken auf die Schaltfläche Benutzerdefiniertes Feld erstellen. Wählen Sie anschließend den gewünschten Feldtyp aus.

Ein Textfeld ist ein Eingabefeld, das in der Detailansicht des Datensatzes erscheint und dort mit einem Wert gefüllt werden kann.

Feld Beschreibung
Feldname Dies ist der technische Name des Feldes und gleichzeitig Variablenname. Bei Feldname Zusatzfeld wäre der Variablenaufruf entsprechend %Zusatzfeld%. Der Feldname ist im Dialog nicht zu sehen. Feldnamen dürfen nicht gleich heißen.

Variablennamen dürfen keine Sonderzeichen enthalten. Erlaubt sind kleine und große Buchstaben (keine Umlaute o.Ä.), Zahlen und der Punkt ".".
Wird der Variablenname an mehreren Stellen verwendet, können alle Stellen den Variablenwert beeinflussen.
Anzeigename Der Anzeigename ist der Feldbezeichner, also der Text, der sich vor dem Eingabefeld befindet.
Standardwert Sie können in diesem Feld einen Standardwert festlegen. Der Standardwert überschreibt keine bestehenden Werte (also wenn dieses Feld bereits gefüllt ist). Er wird nur verwendet, wenn das Feld leer ist (z.B. bei einem neuen Datensatz). Wenn Sie den Standardwert ändern, wird er bei allen Datensätzen eingetragen, bei denen das benutzerdefinierte Feld leer ist.

Möchten Sie nun den Inhalt eines benutzerdefinierten Feldes verwenden, verwenden Sie die Variable des Feldes.

  • Beispiel einer Ausgabe als Dateiname: Ihr Feld hat den Feldnamen Kennung. Im Dateinamen beim Scanziel geben Sie dann etwas ein wie %Kennung%_Beleg_%DATETIME%. Wenn im Feld Kennung GR4711 steht, ergibt sich z.B. als Dateiname GR4711_Beleg_20171117105835.
  • Sie können auch den Weg eines Workflows beeinflussen, wenn Sie diese Variablennamen in einem Entscheidungsmodul verwenden, siehe Modul Entscheidung.